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业务跟单软件也叫订单管理软件:详细记录服装订单相关的商务信息、款式、规格尺寸、面料、辅料、绣花印花、尺码搭配、商标吊牌包装运输等各种资料、录入日期以及其变动情况。


根据服装外贸的特点,订单管理系统具有订单跟踪模块、订单生成模块、业务员管理模块、客户管理、快件处理模块、告警、公告交流、跟踪表和系统维护等模块。


1.业务跟单软件中的订单跟踪模块是整个订单管理的核心,从原始订单进入系统开始、详细记录订单相关的总体描述、款式、编号、尺寸、面料、辅料、标签装订的各种资料、日期以及其变动情况,保证订单的编号与传真、email、电话等原始资料编号保持一致,所有服装生产的要素的改变都将记录在系统中,整个的历史数据均可以系统中随时提供查询,默认看到的是当前最新的资料。同时记载业务员对订单跟踪的处理过程和结果等状况。


2.订单生成模块是根据订单跟踪模块最终生成完整、准确、清晰的订单,使订单一目了然,杜绝出错又美观,提升企业形象,最终生成的订单具有订单描述、规格表、款式及材料表、标签、包装运输和面料卡、辅料卡7张表格,有了这7张表可以非常清楚地描述服装生产订单的要素。


3.告警系统是为了能够及时提醒业务员对订单的跟踪,防止出现到期无法交货而造成损失,告警贯穿于整个订单的过程中,对样衣、规格、面料、辅料、颜色搭配和包装运输等要素的确认日期进行告警,告警期限可以在系统中自行设定,分为提示、告警和紧急告警三级,当业务员认为无需告警时可以手动关闭。


4.业务员管理模块主要是规划详细的操作权限,业务员可以根据做单的需要按小组管理、组成员具有操作本组资料的相应权限,小组之间可以根据需要设置查看的权限,同时业务员管理模块也记录了业务员对订单跟踪处理的过程,便于了解每个业务员跟踪订单的状态,还为每个业务员设置习惯输入的自定义功能,使得业务员常用的输入项目可以得到简化。


5.客户管理模块也是相当重要的一部分,除了保存客户的基本资料以外,主要是记录客户对订单的质量、时间、价格等方面的要求和喜好,从而可以分析客户的特点,为以后做该客户的订单提供依据。


6.公告交流为了便于管理和信息交流而设置,管理人员和业务员都可以在公告板上发布信息,也可以对别人的信息进行回复,这样许多日常的工作可以在公告板上进行安排,同时可以了解任务完成的情况。


7. 跟踪表。可以详细记录每次面辅料和其他订单有关的内容,寄样时间、交工厂时间、客户确认时间及意见等情况,一目了然,并可将最新的跟踪情况打印出来以便保存。


8.快件管理。每次的快件发送都记录在订单系统内,通过订单可以看到该订单的快件发送情况,并可以将快件的情况打印出来装箱,非常方便。


9.系统管理模块主要是对数据库的备份、恢复、用户账号以及订单要素等方面的维护,保证数据安全性和使用的灵活性。


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